Årshjul for Ski sjakk

Forslag til årshjul og rollefordeling. Planen er et arbeidsgrunnlag for styret. Datoer og eksterne frister bekreftes årlig før planen vedtas.

Forslag til årshjul for Ski sjakk

Arbeidsforslag for 2027 og senere år, basert på dagens terminliste for høsten 2026. Månedsplasseringene er forslag. Eksterne frister må bekreftes for hvert kalenderår. Årsmøte foreslås i februar.

MånedStyrearbeid, økonomi og rapporteringTrening og turneringerAnsvar og leveranse
JanuarAvstem bank og avslutt fjorårets regnskap. Send til valgt revisor. Skriv årsberetning med medlemstall, aktivitet, resultater og tilskudd. Avklar valgkomité og årsmøtedato. Forbered søknader og årsrapport i HyperSys.Start vårsemester. Kontroller bemanning og medlemskap for seriesjakk.Kasserer: årsregnskap og budsjettutkast. Revisorer: kontroll. Lokallagsleder: årsberetning og årsmøtepakke. Søknadsansvarlig: søknadsutkast.
FebruarHold årsmøte etter klubbens vedtekter. Behandle årsberetning, revidert regnskap, kontingent, budsjett og valg. Signer protokoll. Oppdater roller og kontaktinformasjon.Seriesjakk. Tilpass vinterferie. Avklar vårens egne BGP/skoleturneringer.Lokallagsleder: innkalling og gjennomføring. Revisorer: revisjonsberetning. Utpekt styremedlem: protokoll. Styret fremmer forslag; årsmøtet vedtar.
MarsSend årsmøtepakke til NSF og riktig krets innen aktuell frist. Lever årsrapport/medlemsbekreftelse i HyperSys etter årets veiledning. Kontroller forbundskontingent. Søk kommunale støtteordninger hvis klubben kvalifiserer.Avslutt seriesjakksesongen. Avklar påske og vårarrangementer.Lokallagsleder: rapportering til forbund/krets. Medlemsansvarlig styremedlem: HyperSys. Kasserer: betaling/vedlegg. Søknadsansvarlig: kommunale søknader.
AprilStyremøte om første kvartal, rekruttering og tilskudd. Kontroller Frifond-vilkår og rapporter for tidligere midler. Ta stilling til forslag til forbund/kretsting etter innkallingene.Planlegg neste sesongs egne turneringer med krets og naboklubber. Avklar dato, lokale, arrangør, budsjett og eventuell rating.Kasserer: kvartalsrapport. Søknadsansvarlig: Frifond/tilskuddsrapporter. Turneringsansvarlig: arrangementsplan. Styret: beslutning om arrangementer.
MaiBestill lokaler og avtal trenere for høsten. Følg opp søknader og finansiering. Avklar delegater til NSF-kongress og eventuelt ungdomsorganisasjonens årsmøte.Gjennomfør eventuell egen BGP/familiedag. Avklar deltakelse i Landsturneringen og ungdomsarrangementer.Lokallagsleder: lokale- og treneravtaler innen vedtatte fullmakter. Søknadsansvarlig: finansiering. Turneringsansvarlig: vårarrangementer og sommerdeltakelse.
JuniHalvårsregnskap og budsjettkontroll. Dokumenter vårens aktivitet til årsberetning og tilskuddsrapporter. Lag første utkast til høstterminliste.Sommeravslutning og premier. Avklar feriestengt og sommeraktivitet.Kasserer: halvårsregnskap. Turneringsansvarlig: høstterminliste i samarbeid med treningsansvarlig styremedlem. Styremedlemmer: aktivitetslogg og avslutning.
JuliLett sommerberedskap for e-post og frister. Følg opp kongressvedtak og eventuelle endringer i regler/avgifter.Eventuell Landsturnering etter arrangørens kalender.Lokallagsleder: sommerberedskap og oppfølging av kongressvedtak. Turneringsansvarlig: eventuell sommerturnering/lagleder.
AugustVedta og publiser høstterminliste før oppstart. Bekreft lokaler, nøkler, trenere og vikarer. Gjennomgå politiattestrutiner. Ferdigstill høstens søknader.Rekruttering og prøvetimer. Velg eksterne BGP med lagleder. Avklar seriesjakkambisjoner og spillertropp.Turneringsansvarlig: samlet terminliste. Treningsansvarlig styremedlem: grupper/trenere. Søknadsansvarlig: høstsøknader. Styret: vedta plan og rollefordeling.
SeptemberSemesterkontingent og medlemskontroll. Lever seriesjakkpåmelding innen årets NSF-frist. Følg opp støttegivere og rapporteringskrav.Begynnerkurs og ordinære grupper. Start forberedelser til høstens klubbmesterskap og eventuell skoleturnering.Kasserer: kontingent. Medlemsansvarlig styremedlem: register. Turneringsansvarlig: seriesjakkpåmelding og lagleder. Søknadsansvarlig: oppfølging av støtte.
OktoberStyremøte om økonomi, kurskapasitet og neste års aktiviteter. Start budsjett og søknadsplan for neste år. Lag første utkast til vårterminliste.BGP med lagleder og klubbmesterskap i hurtigsjakk. Kontroller høstferie og seriesjakksdatoer.Lokallagsleder: styremøte og neste års prioriteringer. Kasserer: budsjettutkast. Søknadsansvarlig: søknadsplan. Turneringsansvarlig: mesterskap og vårutkast.
NovemberFerdigstill vårterminliste, bemanning og lokaler. Be om bidrag til årsberetningen. Aktiver valgkomité. Kontroller bruk og rapportfrister for tilskudd.Hurtigmesterskap, eventuell skoleturnering og seriesjakk.Turneringsansvarlig: vårterminliste. Treningsansvarlig styremedlem: bemanning. Lokallagsleder: årsberetningsgrunnlag og valgforberedelser. Søknadsansvarlig: rapportfrister.
DesemberPubliser vårterminliste. Avstem medlemstall og økonomi ved årsslutt. Klargjør kontingent og rapporteringsrutiner for neste år. Arkiver bilag og vedtak.Lynmesterskap, premier og juleavslutning. Seriesjakk etter oppsettet.Kasserer: årsavslutning. Medlemsansvarlig styremedlem: medlemstall. Turneringsansvarlig: publisering/avslutning. Lokallagsleder: neste års årshjul.

Roller og ansvar

Dette er forslag til intern arbeidsdeling, ikke en endring av klubbens vedtekter. Roller tildeles navngitte personer etter valg og konstituering. Én person kan ha flere praktiske roller, men regnskapsføring og revisjon holdes atskilt.

RolleHovedansvarViktige leveranser
LokallagslederSamordne styrearbeidet, innkalle møter, følge opp vedtak og frister og være kontaktpunkt mot forbund og krets. Samle årsberetningen og sørge for samlet årsrapportering.Møteplan, sakspapirer, årsberetning, innkalling, rapportpakke og kvitteringer.
KassererFøre regnskap, avstemme bank, følge opp kontingent, betalinger og bilag. Utarbeide budsjett og økonomirapporter. Gi søknadsansvarlig tall og prosjektregnskap.Årsregnskap, budsjettutkast, perioderapporter og regnskapsgrunnlag til revisjon.
RevisorerKontrollere regnskap og dokumentasjon uavhengig av den som fører regnskapet. Melde spørsmål og avvik og levere revisjonsberetning før årsmøtet. Antall følger klubbens vedtekter/valg.Revisjonsberetning og avklarte regnskapsspørsmål.
StyremedlemmerDelta i styrets beslutninger og følge opp tildelte oppgaver. Fordel referat, medlemsregister, trening, rekruttering og kommunikasjon på navngitte personer.Protokoller, medlemskontroll, trenerplan, medlemsinformasjon og aktivitetslogg.
SøknadsansvarligVedlikeholde søknads- og rapporteringskalender, sjekke vilkår, skrive søknader, samle vedlegg og følge opp tilsagn og sluttrapporter.Søknader, søknadslogg, tilsagnsoversikt og tilskuddsrapporter.
TurneringsansvarligSamordne terminliste med treningsplan, krets og naboklubber. Planlegge egne turneringer, eksterne BGP og seriesjakk. Avklare lokaler, dommer, registrering, rating, lagleder, bemanning og resultatrapportering.Terminliste, arrangementssjekklister, lagpåmeldinger, resultater og evaluering.

Funksjoner som fordeles på styremedlemmer

  • Sekretær/referent: møteprotokoller, dokumentarkiv og innsending på vegne av lokallagsleder.
  • Medlemsansvarlig: medlemssystem, inn-/utmeldinger og kontaktdata. Kasserer følger opp betaling.
  • Treningsansvarlig: trenere, vikarer, grupper og kurs. Turneringsansvarlig samordner dette med terminlisten.
  • Lagleder: laguttak, kampkontakt og reiser; kan være turneringsansvarlig eller en egen person.
  • Valgkomité: holdes separat og følger klubbens vedtekter og valg. Lokallagsleder sørger for at valgforberedelser kommer på planen.

Beslutning og gjennomføring

Styret fastsetter prioriteringer, prosjektbudsjetter, turneringsplan og fullmakter. Søknadsansvarlig og turneringsansvarlig gjennomfører innen disse rammene. Kasserer lager regnskap og budsjettforslag; revisorene kontrollerer. Årsmøtet behandler regnskap, årsberetning, budsjett og valg etter vedtektene. Lokallagsleder samler årsberetningen med bidrag fra alle roller; dokumentet legges frem på vegne av styret.

Ansvar i oppgavelisten

Bruk kolonnene: måned, oppgave, hovedansvarlig rolle, navngitt person, medvirkende rolle, besluttes/kontrolleres av, intern frist, ekstern frist, status og dokumentlenke. Hver oppgave har én hovedansvarlig. Navn fylles inn etter konstituering, og en stedfortreder avtales for kritiske frister.

Rapporteringspunkter som må inn i oppgavelisten

  • Medlemsregister: ajourføring hele året. NSF-lovnormen som er tilgjengelig er merket forslag for 2025 og angir 1. mars som årlig medlemsfrist og umiddelbar innmelding av nye medlemmer. Bruk intern frist 15. februar, men bekreft gjeldende NSF-frist.
  • Årsmøte: normforslaget angir minst 14 dagers innkalling og årsmelding, regnskap og referat til NSF og krets senest én måned etter møtet. Klubbens vedtatte vedtekter og gjeldende forbundsregler må avgjøre fristene.
  • HyperSys/ungdomsrapportering: 2026-reglene for Frifond forutsetter årsrapport og medlemsbekreftelse for foregående år. Kontroller dagens organisasjonstilknytning og årets veiledning; en egen frist for 2027 er ikke verifisert.
  • Frifond: for 2026 kreves også minst fem betalende medlemmer under 26 år registrert i HyperSys, tidligere midler brukt og tidligere bruksrapport levert der dette er relevant. Søknader over 10 000 kr krever fullstendig foregående års lokallagsregnskap. Bruk tilsagnets frister, ikke andre organisasjoners Frifond-frister.
  • Seriesjakk: les årets innbydelse for påmelding og gjeldende reglement for spillerberettigelse, kampvarsling og resultatlevering. Det eldre NSF-seriereglementet angir varsling av motstander om hjemmebane og start senest 14 dager før kamp; legg inn intern kontroll tre uker før kamp. Ikke bruk det eldre reglementet som eneste grunnlag.
  • Egne ratede turneringer: avklar registrering, dommer, medlemskap/FIDE-ID, rapportformat, rapportfrist og avgift med NSF før invitasjonen publiseres. Egne BGP må også avklares med aktuell arrangør-/forbundsordning.
  • Dokumentene har ulike funksjoner: årsberetningen er styrets fortelling til medlemmene; årsrapport/medlemsbekreftelse er innrapporteringen i medlemssystemet; regnskap og revisjon dokumenterer økonomien; årsmøteprotokollen dokumenterer vedtak.

Søknadsplan

Kommunale kultur-/nærmiljøordninger: 15. mars var hovedfrist i 2026. Avklar egnet ordning for Ski sjakk og 2027-frist i januar. DNB: dagens nettsted oppgir 1. februar og 1. september for over 50 000 kr; inntil 50 000 kr løpende, bortsett fra 21. november–31. desember. Bekreft dette årlig. Andre støttegivere som OBOS, Bergesenstiftelsen, Gjensidigestiftelsen og Akershus fylkeskommune tas inn ved relevante utlysninger, med frist og vilkår fra årets utlysning. Legg prosjektbeskrivelse, budsjett, vedlegg, styrevedtak og rapportfrist i samme søknadslogg.

Funn i dagens terminliste

Terminlisten dekker høsten 2026, med tirsdagstrening, eksterne BGP, hurtigmesterskap 27. oktober og 10. november, og lyn/avslutning 8. desember. Disse er eksempler for senere år, ikke vedtatte datoer for 2027.

Terminlisten har Østlandsserien 2. november, mens klubbens serieside angir 1. november. Januarrunden står 17. januar 2027 på seriesiden, men andre klubbers publiserte planer angir 10. januar. Kontroller NSF/Turneringsservice før publisering. Ikke viderefør datoene automatisk. Begynnergruppen er tom fra november; avklar om det betyr kursavslutning eller manglende oppføring.

Fast styremøterutine

Forslag: styremøter januar, mars, mai, august, oktober og november/desember, i tillegg til årsmøte. Hver måned: bank/bilag, nye medlemmer og kontingent, neste seks ukers aktivitet, støttefrister og utestående vedtak. Bruk én oppgaveliste med måned, aktivitet, ansvarlig rolle/navn, intern frist, ekstern frist, friststatus (bekreftet/må sjekkes), status og dokument-/kvitteringslenke.

Kilder

Kontrollert 11.10.2026.